Assistant / Assistante administration des ventes

Administration des Ventes
Sous l’autorité du responsable Commercial, enregistre les commandes ventes, prépare les ordres de fabrication et organise les livraisons

Activités :
– Saisir les commandes ventes
– Préparer les ordres de fabrication
– Organiser les livraisons
– Assurer l’interface avec les clients

Savoirs :
– Connaître les outils bureautiques
– Connaître l’ERP et le logiciel de gestion de documents (GED)
– Connaître les exigences clients
– Connaître les exigences des normes ISO 9001, EN 9100, ISO 13485
– Connaître la lecture de plan
– Connaître les procédés de fabrication de l’entreprise
– Connaître l’anglais

Savoir-Faire
– Vérifier l’adéquation commande/offre avant enregistrement de la commande
– Saisir les commandes clients dans l’ERP
– Préparer les OF et documents associés
– Assurer la transmission des informations aux clients (AR de commandes, suivi des délais et des livraisons, éléments techniques)
– Etablir et transmettre les factures de ventes à la comptabilité
– Editer et valider les bilans d’affaires et transmettre au Responsable Commercial
– Réaliser les classements et archivages des documents
– Participer à la démarche d’amélioration continue
– Préparer les documents d’expédition
– Organiser l’enlèvement des colis
– Assurer le conditionnement des pièces selon les procédures et les exigences clients
– Saisir et tenir à jour les indicateurs
– Saisir et classer les bons de livraison achats
– Réception des besoins clients/prospects et envoie des éléments aux techniciens pour chiffrage
– Rédaction des offres suivant les éléments techniques réceptionnés et envoi aux clients/prospects
– Suivi et relance des offres envoyées aux clients/prospects

Savoir-Etre :
– Se conformer à des processus rigoureux
– Savoir passer des consignes
– Savoir travailler en équipe
– Etre rigoureux
– Etre ordonné
– Savoir anticiper
– Etre autonome & réactif
– Avoir un bon relationnel
– Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité