Secrétaire de mairie (H/F)
Sous la responsabilité des élus, vous assurerez le secrétariat de mairie pour une commune de – de 500 habitants.
Vous avez le diplôme de secrétaire de Mairie ou 3 ans d’expérience sur ce poste.
Missions ou activités Assister et conseiller les élus
– Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal,
– Envoyer les convocations aux différentes réunions,
– Saisir les comptes rendus des conseils municipaux,
– Diffuser et saisir les délibérations,
– Classer les délibérations et mettre à jour le registre,
– Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques,
– Bâtir une relation de confiance avec le maire,
– Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets.
Elaborer des documents administratifs et budgétaires
– Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires,
– Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique (demande de subvention .)
– Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs,
– Effectuer des tâches de comptabilité, les paies,
– Mettre en concurrence pour les paiements sur facture,
– Vérifier et saisir des mandats et titres,
– Saisir et suivre les budgets,
– Effectuer la liaison Hélios,
– Préparer et suivre l’exécution du budget,
– Rédiger, gérer et suivre les marchés publics.
Gérer les affaires générales
– Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d’état civil.
– Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales.
– Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme.
Accueillir et renseigner la population
– Élaborer et animer un dispositif d’accueil de la population.
– Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques).
– Mettre en place un dispositif de communication dématérialisé et en assurer le suivi.
Gérer les équipements municipaux
– Planifier la gestion des locaux et des équipements (salle des fêtes .).
– Définir les besoins en matériels et équipements.
– Évaluer le patrimoine et les risques.
– Tenue des régies financières de location des équipements si besoin.
CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
– Déplacements
– Réunions en soirée
– Contraintes liées à des situations de travail (contraintes posturales, transport du matériel informatique et des dossiers, etc.) / Risques musculosquelettiques
– Travail sur écran
– Risques psychosociaux
– Travailleur isolé exposé à des situations délicates
Profil recherché Connaissances
– Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et la fonction publique territoriale
– Bonnes connaissances de la réglementation relative aux marchés publics
– Connaître le statut de la fonction publique territoriale
– Bonne connaissance de la comptabilité publique M 57
– Gestion des payes
Compétences
– Qualités rédactionnelles
– Sens de l’analyse
– Rigueur et méthode
– Qualités organisationnelles
– Maîtrise de l’outil informatique
– Connaître les consignes de sécurité
– Savoir gérer son temps
Qualité relationnelles
– Faire preuve de qualités relationnelles et d’adaptation
– Avoir le sens des priorités
– Avoir une aisance dans les contacts
– Faire preuve de diplomatie
– Être autonome, efficace et discret
– Savoir être disponible et polyvalent