Assistant(e) Administratif-tive et Pédagogique (H/F)

Vous avez une première expérience confirmée en gestion administrative et/ou pédagogique au sein d’un CFA ou d’un établissement d’enseignement supérieur, contactez-nous !
C’est un poste qui nécessite rigueur, organisation, polyvalence, sens de l’accueil et une curiosité pour les process inhérents à la gestion administrative d’un centre de formation.
Notre nouveau collaborateur aura à cœur de représenter l’ESMP au travers de l’accueil et du suivi des apprenants et formateurs. Ses missions le rendront garant de la qualité des procédures de suivi. Il jouera alors un rôle clé dans l’expérience de nos étudiants au sein de notre structure.
Sous la responsabilité de la Direction, notre nouvelle recrue pourra s’épanouir dans des missions variées qu’il pourra mener de façon autonome :
Accueil :
– Assurer l’accueil physique des étudiants et des formateurs
– Assurer l’accueil physiques des RV extérieurs
– Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux différents collaborateurs
– Gérer la boite email générique et relayer aux différents collaborateurs
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

Assistanat Pédagogique :
– Assure la gestion administrative des retards et des absences
– Assurer la planification et la gestion des salles
– Participer à l’organisation et à la gestion des semaines de partiels (accueil jurys, commandes et organisation des petits déjeuners et des déjeuners.)

Assistanat de la Direction :
– Assure la gestion administrative des retards et des absences
– Assurer tous travaux courants à l’administration
– Suivre les appels d’offres et assurer les dossiers de réponse (Région, PE, .)
– Assurer la mise en place et le suivi de la procédure qualité QUALIOPI

Suivi de l’entretien des locaux et des gestions des petits travaux :
– Suivi des dysfonctionnements et des pannes suivant une procédure
– Organiser les petits travaux d’entretien
– Assurer la relation avec les prestataires

Connaissances :
Connaissance de l’univers de la formation et idéalement de l’enseignement supérieur, et des thématiques liées à l’alternance.
Diplôme
Niveau attendu : bac +2
Vous détenez idéalement un Bac+2 en administration/secrétariat/gestion
Compétences requises :
Obligatoires
Maîtrise de l’outil bureautique
Capacité d’adaptation rapide à un logiciel de CRM
Capacité de rédaction de courriers et d’email
Souhaités
Expérience dans la mise en place d’une procédure Qualité
Expérience en CFA ou Organisme de Formation
Expérience en gestion des appels à projets et des appels d’offre
Talents personnels
Vous êtes une personne autonome et appliquée qui sait faire preuve de polyvalence. Vous savez être rigoureux-se dans vos suivis, savez faire preuve d’empathie (pour comprendre au mieux nos étudiants) et de courtoisie. Votre polyvalence vous permet de travailler seul(e) ou en équipe, en fonction des missions.

– Date de prise de fonction : Septembre 2025