Agent(e) Administratif(ve) / secrétariat (H/F)

Solidarité Doubs Handicap, Etablissement Public Social et Médico-Social, contribue par ses dispositifs d’hébergement, d’accompagnement social et d’aide par le travail, accompagne 365 personnes adultes en situation de handicap.
L’établissement est composé de 3 pôles dont les structures sont réparties géographiquement dans le département du Doubs, à Besançon, Etalans, Valdahon, Novillars, Roches Lez Beaupré, Deluz, Chalezeule. Le siège administratif est situé à Besançon – Parc La Fayette.

Description du service et moyens du service dans lequel l’agent est amené à exercer :

le Pôle Accompagnement et Habitat regroupe l’ensemble des service d’hébergement et d’accompagnement de SDH, Maison d’Accueil Spécialisé, Foyers de vie, Foyers d’hébergement, SHMO, SAVS, Maison des Talents.
La secrétaire du PAH assiste le responsable de pôle ainsi que l’ensemble des chefs de service concernés.

Missions générales, permanente :

– Accueil des personnes (résidents, usagers, familles, etc…)
– Gestions des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, relance commandes)
– Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées (admission)
– Prise de notes rapide et mise en forme des documents
– Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
– Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
– Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
– Réception des livraisons pour l’ensemble du site (vérification et signature)
– Réception et enregistrement des courriers : si recommandé ouverture du pli et envoi par mail au siège social au service concerné (direction – service finance – service RH)
– Réception, enregistrement du courrier tri et distribution du courrier arrivé
– Rédaction des courriers de réponses et suivi des retours

Missions spécifiques – secrétariat médical :

– Préparation des dossiers de renouvellement de décisions MDPH en soutien des familles.
– Etablissement des certificats médicaux MDPH en lien avec le médecin et envoi aux personnes concernées
– Suivi des factures kinésithérapie et des médecins sur appel (tableau excel)
– Lien avec les laboratoires, la pharmacie, et le cabinet de radiologie, pour les notes d’honoraires, et les
documents, carte vitale attestation assurance maladie et mutuelle
– Scan dans OSIRIS, les PPA de la MAS – FH VALDAHON – SHMO FV ETALANS ET NOVILLARS
– Scan dans OSIRIS, tous les documents reçus pour les usagers (décisions MDPH, carte
mutuelle, carte identité..)
– Enregistrement dans OSIRIS des PPA des différentes structures
– Impression étiquettes sur pilulier de toutes les structures (photos + nom)
– Lien avec le médecin de l’établissement (élaboration de courriers, tableaux, listes. suivi du dossier
médical papier pour les résidents de la MAS)
– Accueil du médecin du travail, lien avec le service RH, et la pharmacie pour le suivi et l’achat des vaccins
pour les professionnels (hépatite, DT POLIO.) à la demande du médecin et demande l’accord au service
finances pour l’achat des vaccins et information au responsable PAH.

Vous serez sur le grade d’agent administratif échelon 1, à savoir que celle ci ainsi que la rémunération indiquée n’est pas fixe, cela peut évoluer selon vos compétences et anciennetés dans le domaine.