Agent / Agente d’accueil

Sous l’autorité de la directrice de l’administration générale, vous accueillez, renseignez et orientez les administrés, agents, élus et visiteurs. L’agent d’accueil est le représentant de l’image de la CCBHS. Il est un acteur indispensable à la qualité du service public.

Missions :
-Accueillir, renseigner et orienter
– Accueil téléphonique
– Accueil physique
-Informer et communiquer
– Informations et communications auprès des agents, des élus, des administrés et des visiteurs
– Gestion de la messagerie principale
– Gestion du courrier postal
– Gestion du e-parapheur du président et redistribution aux services concernés
-Support administratif
– Finance : Intégration des factures dans le logiciel.
– Ressources Humaines (recrutement) : aide dans l’organisation des dossiers de candidatures, organisation des plannings des entretiens.
– Services opérationnels : envoi des convocations et des comptes-rendus des commissions
– Direction : courriers, gestion des invitations,
-Support fonctionnel
– Gestion des stocks de fournitures administratives et commandes
– Gestion des prêts
– Gestion des revues de presse
– Gestion de la flotte des téléphones mobiles

Profil :
– Maitrise de l’outil informatique (Microsoft)
– Sens du service public
– Bonne expression et capacité rédactionnelle (orthographe soignée)
– Bonne expression orale
– Connaissance des modalités d’accueil
– Connaissance des techniques de la gestion des conflits
– Ponctualité

Qualités :
– Discrétion, courtoisie et réserve
– Rigueur et sens des priorités
– Autonomie et disponibilité
– Capacité de prise d’initiatives et être force de propositions
– Sens du relationnel
– Adaptabilité aux personnes et aux situations
– Capacité d’écoute et d’empathie

Contraintes liées au poste :
– Présence tous les jours de la semaine (5 jours sur 7)