1 Adjoint administratif – Accueil/ Standard (en renfort) (H/F)

Dans le cadre d’un renfort, vous aurez comme missions générales :
– De recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché,
– De répondre aux différents appels téléphoniques, de renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.

Pour cela, vos activités principales seront les suivantes :
Mission d’accueil du public :
– Renseigner et orienter les usagers, accompagner les personnes ayant des difficultés à se déplacer ou de compréhension ;
– Répondre et traiter les appels téléphoniques non traités par le Standard automatique : renseigner, orienter les usagers ;
– Distribuer et exploiter les questionnaires de satisfaction (saisis dans le logiciel SPHINX) en lien avec la Direction des relations avec les Usagers ;
– Distribuer les livrets d’accueil de l’établissement à la demande du public ;
– Contrôler l’ouverture des barrières et portes télécommandés depuis le local accueil/standard ;
– Gérer les caméras de contrôle sur HPB et Colbert ;
– Gérer les lieux d’accueil : tenir à jour les tableaux d’affichage du Hall, participer à la diffusion institutionnelle d’affiches ou de documents ;
– Gérer l’aspect logistique des salles de réunion : gérer et tracer les prêts de clefs, mettre en place les signalétiques des réunions prévues.

Mission de continuité des organisations en période de permanence :
– Appeler et tracer les contacts avec les médecins de garde par téléphone ou par bip en cas d’urgence ;
– Présenter à la signature le bordereau des astreintes médicales ;
– Appeler et tracer les contacts avec l’équipe de garde du bloc opératoire en cas d’urgence après 17h ;
– Appeler et tracer les contacts avec les personnels d’astreinte en cas d’urgence ;
– Appeler le transport interne / le cadre pour les visites mortuaires les samedis, dimanches et jours fériés et après 17h ;
– Transmettre les alertes sanitaires aux interlocuteurs concernés : pharmacie, administrateurs de garde pendant les périodes de permanence ;
– Réceptionner et orienter les colis vers les services concernés ;
– Gérer la traçabilité des clés des appartements des PM et PNM et de la chambre du SAMU ;
– Renseigner et orienter les usagers.

Appui aux différentes directions :
– Apporter une aide ponctuelle sur des travaux administratifs (affaires médicales, admissions) ;
– Apporter une aide à l’organisation de manifestations pour la direction de la communication.

Modalités et contraintes du poste :
– Poste temps plein avec horaires tournants de 3 fois 8 heures plus des horaires de journée de 7h30 ;
– Repos fixes pour un poste d’accueil et repos variables pour un poste au standard ;
– Horaires variables selon les besoins :
o Horaire du matin de 6H00 à 14H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire du matin de 6H00 à 14H00 sans pause déjeuner (samedi, dimanche, jour férié),
o Horaire du matin de 8H00 à 16H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire de jour de 9H00 à 17H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire d’après-midi de 10H00 à 18H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire du soir de 14H00 à 22H00,
o Horaire de nuit de 22H00 à 6H00,
– Plannings de travail, RTT et CA établis par le supérieur hiérarchique.

Le service fonctionnant 24h/24 toute l’année, vous devrez travailler les week-ends et jours fériés selon le roulement établi.

CDD de 3 à 6 mois selon profil.