Assistant(e) de gestion administratif(ve) (H/F)

Nous recherchons pour le Pôle/ Direction : Direction Enfance Jeunesse/Affaires scolaires et Loisirs, un(e) Assistant(e) de gestion administratif(ve)

Catégorie : C

Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Rattachement hiérarchique : Responsable Enfance Jeunesse/Affaires scolaires et Loisirs

Mission générale du poste : Sous la responsabilité de la responsable enfance jeunesse, affaires scolaires et loisirs, l’agent doit :

– Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service

– Gérer les différents remplacements.

Missions principales :

ACCUEIL

– Accueil téléphonique usagers et agents

– Accueil physique usagers et agents

– Accueil service général (ponctuellement)

– Participation ponctuelle aux réunions d’équipe

– Secrétariat

BONS DE COMMANDES

– Suivi du protocole de commandes

– Préparation des bons de commande écoles et ALSH

– Mise à la signature et envoi au prestataire

– Engagement des devis

– Relations service financier

PRODUITS ENTRETIEN

– Réception des besoins

– Préparation de commandes

– Suivi du stock

– Suivi consommation par site

– Approvisionnement stocks

DEROGATION SCOLAIRES

– Réception des demandes

– Synthèse et classement des demandes

– Rédaction et envoi des courriers de réponse

TRANSPORTS SCOLAIRES

– Inscriptions accompagnatrice de bus

– Elaboration dossier de rentrée

– Suivi litiges

– Liaison Région

SUIVI AFFAIRES SCOLAIRES

– Suivi calendrier des conseils d’école

Missions annexes :

– Travailler en binôme avec l’autre assistante

Compétences :

– Mettre à jour dossier, une base de données
– Rédiger un rapport, un compte-rendu
– Utiliser les outils numériques
– Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
– Gérer les factures et les recouvrements
– Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Niveau national de formation attendu : niveau BAC (IV)