assistant mutualisé de direction au SGAR H/F

MISSIONS
Coordonner:
– Interface entre la Direction et les agents ou autres services
– Hiérarchisation des demandes de la Direction
– Planification des activités de la Direction
– Clarification et classification des informations
– Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

Anticiper:
– Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visioconférences)
– Contrôle des échéances liées à l’agenda du Préfet
– Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)

Organiser:
– Réunions
– Visioconférences
– Déplacements

Accueillir:
– Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR
– Aide à l’accueil des participants aux réunions de services
– Aide à la planification et organisation de moments de convivialité

Suppléer:
– Continuité de service à assurer en cas d’absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES
Outiller:
– Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien
– Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

S’appuyer sur des qualités relationnelles:
– Aptitude à travailler en équipe
– Sens de l’écoute
– Disponibilité selon l’activité du service
– Discrétion
– Discernement
– Diplomatie
– Maîtrise de soi
– Sens de la pédagogie

Les activités ont vocation à s’inscrire dans un pôle d’assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s’adapteront à l’actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l’heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l’autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs.) sauf circonstances exceptionnelles.