Secrétaire de direction (H/F)

L’Association Sauvegarde 71 recrute pour son Dispositif d’Accueil d’Urgence et de Mise à l’Abri de Mineurs Non Accompagnés – DAUMA
1 SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F
CDD de 7 semaines
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau 5/6 : BTS Assistante de Direction, Licence Professionnelle Assistante Manager, .
MISSIONS :
En qualité de Secrétaire de direction du Pôle MNA (Mineurs Non Accompagnés) regroupant le DAI (Dispositif d’Accompagnement à l’Insertion des MNA) basé à Chalon sur Saône, et le DAUMA basé à Mâcon, vous assisterez au quotidien la Directrice du Pôle et aurez pour missions sous son autorité de contribuer au bon fonctionnement du Pôle d’activité par votre fonction d’assistanat de la direction, d’administration et de secrétariat, de traitement et de coordination de l’information, d’interface en interne et avec l’environnement externe.
Vous recevez vos instructions de la Directrice à qui vous rendez compte régulièrement
Vous êtes appelé/ .e à remplir des actions spécifiques en lien avec l’environnement interne et externe sur consignes de la direction .
Vous assurez une gestion de sa fonction avec une parfaite discrétion et dans la confidentialité des informations au regard de votre place dans l’organigramme hiérarchique et fonctionnel. Vous partagez avec la direction la dimension stratégique et organisationnelle dans laquelle l’Association est inscrite. Pour ce faire, vous devez vous attacher à prendre connaissance des documents de référence : plan stratégique, projet associatif, programmation annuelle, plan d’amélioration de la qualité, règlements de fonctionnement, guides,
Les différentes réalisations du /de la secrétaire de direction doivent permettre à la direction d’être soutenue au long court dans sa
fonction. :
– Gestion administrative du personnel : appui au recrutement, médecine du travail, suivi des congés, des arrêts de travail, préparation des éléments de paie, gestion des outils de planification des absences, suivi des plans (développement des compétences, entretiens d’évaluation professionnelle, amélioration continue…). Planning de travail des surveillants de nuit.
– Gestion de l’information et des contacts : accueil physique et téléphonique des collaborateurs et des chefs des services du pôle, des partenaires, fournisseurs, clients, fonctions supports au siège de l’Association
– Assistance technique et administrative à la Direction : gestion agenda, organisation des réunions, assister aux réunions, comptes rendus, relevés de décision …
– Gestion globale de l’organisation administrative : classement, archivage, rédaction et mise en forme de rapports pour l’ensemble des services du pôle
– Gestion de la logistique courante du pôle : gestion des devis, factures et des notes de frais, de la caisse, des fournitures, de l’entretien des locaux, bail des locaux du pôle, suivi des contrats de maintenance
– Échanges fréquents avec : la Direction, les fonctions supports au siège de l’association, les chefs des services, l’équipe du pôle…
PROFIL / APTITUDES REQUISES ;
Compétence(s) du poste :
– Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.)
– Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
– Bonne maîtrise de l’outil bureautique – pack office – indispensable
– Bonne maîtrise de l’outil informatique – internet – indispensable
– Gérer les priorités et hiérarchiser les demandes
– Connaître les particularités techniques du domaine d’intervention
– Être titulaire du permis B
Qualité(s) professionnelle(s) :
→ Etre affable et souple
→ Être organisé.e et structuré.e dans ses différentes tâches
→ Etre très discret .
→ Savoir s’adapter aux situations
→ Savoir mesurer les enjeux et comprendre les stratégies
→ Savoir prendre des initiatives