Secrétaire administratif et RH (H/F)
Sous l’autorité de la Direction du Dispositif d’Accueil d’Hébergement et d’Insertion Sociale, vous serez garant de la diffusion de l’information, des missions liées à l’administration de la gestion du personnel et l’élaboration de la paie. Véritable soutien auprès de la Direction, vous veillerez au respect des procédures mise en vigueur.
Missions Activités :
1- Secrétariat de Direction :
– Suivi et traitement du courrier entrant et sortant,
– Garant de la diffusion des informations,
– Accueil physique et téléphonique,
– Gestion boite mail générale,
– Communication interne / externe,
– Mise à jour de fichiers (excel)
– Gestion fournitures de bureau, commandes
– Demande de devis, lien avec les fournisseurs
– Suivi du parc automobile, organisation entretien et contrôle technique des véhicules
– Gestion des sinistres véhicules (lien avec l’assurance)
– Diverses tâches administratives (courriers, classement, .)
2- Gestion administrative du personnel :
– Suivi administratif lié aux embauches et départs des salariés (Déclaration obligatoire, registre du personnel, établissement des contrats de travail, certificat de travail, attestation France Travail…),
– Suivi des absences liées à la vie du contrat de travail du salarié (congés payés, congés évènement familiaux, maladie, temps partiel thérapeutique, accident du travail..),
– Enregistrement de toutes les modifications personnelles ou professionnelles du salarié (adresse, domiciliation bancaire.),
– Suivi de la médecine du travail (entrées, sorties, visites, déclaration annuelles),
– Gestion du planning des surveillants de nuit
– Gestion de la mutuelle d’entreprise, information et préparation des dossiers à transmettre à la Direction Générale,
– Mise à jour des tableaux de bord
3- Préparation, saisie et contrôle de la paie :
– Préparer et saisir les contrats de travail, avenants dans le logiciel CEGI,
– Collecter et préparer les éléments de paie,
– Calculer les fins de contrats (10eme de congés, soldes de tout compte.),
– Saisir et contrôler les variables saisies,
– Gratifier les stagiaires,
4- Ressources Humaines :
– Rédaction de courriers RH suite démission, licenciement.,
– Assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations.
– Appui et conseil à apporter aux différentes questions venant des salariés,
– Mise en ligne et suivi des offres d’emploi, gestion des candidatures
5- Suivi de la formation professionnelle :
– Suivi du plan de formation en lien avec la Direction Générale,
– Préparation et organisation des journées de formation,
– Transmission des différents documents, devis, factures, attestations de présence, frais professionnels.
– Suivi et mise à jour du planning des formations
6- Missions ponctuelles :
– Calcul du 10eme de congés payés,
– Taxe d’apprentissage,
– Préparation des documents liés à la Déclaration annuelle OETH,
– Suivi des élections professionnelles selon procédure..
Compétences requises :
Outre des connaissances en droit du travail et obligations légales en terme de gestion du personnel, vous devrez avoir
– Le sens de la confidentialité, de la discrétion et de la loyauté,
– De la rigueur, une bonne capacité d’adaptation et d’organisation,
– De bonnes qualités rédactionnelles,
– Avoir l’esprit de coopération, le sens des contraintes et des priorités liées à l’exercice de la mission,
– De l’appétence pour les chiffres,
– Une connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, logiciel CEGI serait un plus).
Titulaire d’un diplôme de niveau 5 minimum
Rémunération : Selon profil et CCN 66