Assistant administratif du pôle maîtrise d’œuvre (H/F)

SOLIHA recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le pôle Maîtrise d’Œuvre de son agence de Besançon.

L’assistant(e) administratif(ve) réalisera différentes missions :

Secrétariat du pôle Maîtrise d’Œuvre
* Gestion des tableaux de suivi de l’activité du pôle
* Rédaction des propositions d’honoraires et des contrats de maîtrise d’œuvre
* Interface entre le pôle et le service comptabilité de l’association
* Rédaction de courriers
* Rédaction des comptes-rendus des réunions de pôle

Gestion des appels d’offres de travaux pour les marchés privés
* Avant le lancement des consultations, mise au point avec le technicien sur :
– Les rubriques de l’avis d’appel d’offres
– Les entreprises à consulter
– Les documents du dossier de consultation
* Préparation du dossier de consultation
* Consultation des entreprises
* Au terme de la consultation, rédaction et envoi des courriers d’information aux entreprises retenues et à celles non retenues
* Suivi administratif des dossiers de maîtrise d’œuvre privée

Gestion des appels d’offres de travaux pour les marchés publics
* Rappel des obligations de mise en concurrence au représentant de la collectivité locale
* Mise au point de la procédure adaptée avec le maître d’ouvrage
* Mise au point de la procédure avec le technicien
* Elaboration des pièces écrites du dossier de consultation (règlement de consultation, acte d’engagement, CCAP, cadre mémoire technique et planning)
* Lancement de la procédure adaptée
* Réalisation de la dématérialisation des documents
* Analyse des offres suivant les critères de pondération préalablement définis en collaboration avec l’économiste de la construction
* Préparation des documents et participation à la réunion d’ouverture des plis
* Présentation de l’analyse aux élus (ou aux chargés d’affaires) pour qu’ils choisissent les entreprises
* Au moment de l’achèvement de la procédure, rédaction du modèle de délibération pour l’attribution des marchés
* Rédaction et envoi des courriers d’information aux entreprises retenues et à celles non retenues
* Préparation des pièces de marché pour signature par le maître d’ouvrage
* Réalisation de la copie des pièces de marché signées et transmission de celles-ci aux entreprises, puis dématérialisation des pièces signées pour les trésoreries
* Réalisation de points avec le chargé d’études sur les autorisations de commencement de travaux
* Etablissement et suivi des ordres de service
* Etablissement des fiches de recensement
* Rédaction et suivi des avenants aux marchés (travaux supplémentaires)
* Etablissement des procès-verbaux de réception des travaux
* Envoi de courriers et de factures

a. Formation
* Niveau 5 (Bac + 2) en gestion administrative
* Permis B exigé

b. Expériences
* Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Excel, Word, Outlook)