SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)
Terre d’Émeraude Communauté recrute un(e) Assistant(e) administratif/tive : poste partagé 50 % auprès du Secrétariat Général et 50 % auprès des Ressources Humaines. Sous l’autorité de l’Adjointe à la DGS pour la partie secrétariat de Direction et de la DRH pour la partie Ressources Humaines.
MISSION PRINCIPALE DU POSTE :
Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l’efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :
*** SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
– Standard téléphonique
– Accueil physique
– Gestion des courriels
– Gestions du courrier entrant et sortant
– Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité.
Gestion des Assemblées :
– Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
– Envoi des convocations
– Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
– Transmission au contrôle de légalité
– Mise à jour et tenue des registres
– Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
– Suivi du caractère exécutoire des délibérations
Missions référentes :
– Suivi des invitations et de l’agenda du Président et de la DGS
– Préparation des dossiers de direction
– Mise en forme de courrier
– Suivi des parapheurs
*** SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Maladie :
– Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d’indemnités journalières (IJ), et contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l’assureur statutaire
– Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l’information aux gestionnaires RH
– Organisation des visites médicales régulières
– Déclaration à l’assurance statutaire, et suivi des dossiers
– Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
– En cas d’absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
– Prise de RDV auprès d’un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d’un temps partiel thérapeutique, d’un retour suite à absence longue. en lien avec les gestionnaires RH
Recrutement :
– Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
– Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook .
– Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
– Enregistrement et suivi des candidatures
– Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury .)
– Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
– Suivi de la boîte mail recrutement
Stagiaires :
– Vérification et mise en signature des conventions de stage
– Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence
Gestion administrative :
– suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
– Participer à l’élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
– Assurer une veille réglementaire et technique
CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Poste à temps complet : 37 heures avec 12 jours de RTT sur 4,5 jours
l’agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction
recrutement statutaire ou CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Siège de Terre d’Émeraude Communauté
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d’ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant
Adjoint Administratif – catégorie C
CANDIDATURE :
Lettre de motivation manuscrite + CV détaillé
recrutement@terredemeraude.fr