Assistant de direction technique – Urbanisme H/F
Missions-activités:
1. Accueil et gestion du standard
– Assurer la réception et le traitement des appels pour les Services Techniques : réponse de premier niveau, prise de notes des demandes, et transmission aux services compétents.
2. Secrétariat et gestion administrative
– Suivre les courriers et courriels (entrants et sortants) : rédaction, diffusion, et archivage.
– Gérer le circuit des parapheurs (visas, signatures, envoi aux destinataires).
– Assurer le classement et l’archivage des documents des Services Techniques.
3. Suivi des demandes d’interventions
– Mettre à jour le tableau de suivi des demandes du Centre Technique Municipal (CTM).
– Participer aux réunions de planning hebdomadaires et diffuser les bilans (hebdomadaires, mensuels, conseils d’école, etc.).
4. Gestion comptable et budgétaire
– Assurer le suivi des dépenses : édition de bilans, virements de crédits, et mise en forme des décisions modificatives.
– Saisir les bons de commande et engagements comptables.
– Contrôler les factures et vérifier le service fait avant mandatement.
5. Commande publique et marchés
– Participer et suivre la procédure de commande publique de la direction.
6. Gestion des contrats d’entretien et de maintenance
– Suivre les dates de renouvellement des contrats (gaz, électricité, extincteurs, légionnelle, défibrillateurs, etc.).
– Lancer les consultations pour le renouvellement des contrats et assurer leur suivi administratif.
7. Urbanisme
Remplacement ponctuel de l’agent en charge de l’urbanisme lors de ses absences :
– Traitement des dossiers d’urbanisme en lien avec le Grand Chalon
– Acquisitions/ventes et échanges de terrains
Profils recherchés
Compétences techniques :
– Connaissances de l’environnement territorial
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Sharepoint) et des logiciels métiers.
– Connaissances en urbanisme.
SAVOIR-FAIRE :
– Rigueur et méthode : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
– Rédaction administrative : aisance pour rédiger des actes, courriers.
– Sens de l’organisation et travail en équipe.
– Respect de la discrétion et des procédures internes.
SAVOIR-ETRE :
– Qualités relationnelles : sens du service public et de la communication.
– Pédagogie : capacité à expliquer et accompagner les équipes et les usagers.
– Réactivité et adaptabilité