Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

L’association CREATIV’ recrute Un.e Assistant.e administrative.f H/F, service Clauses d’insertion pour effectuer des travaux de suivi et de gestion administrative du service clauses. Il.elle remplit des missions administratives variées, rédige des documents administratifs et compile des données, pour le service des clauses.
Il.elle recueille et traite les informations nécessaires, suit les dossiers selon l’organisation en place et selon les directives de la responsable du service clauses. Il.elle répond à diverses demandes d’interlocuteurs internes ou externes concernant le dispositif. Placé sous l’autorité de la responsable du service clauses, l’Assistant.e administratif clauses est chargé.e de :
– Assurer un suivi administratif et organiser la logistique.
– Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l’enregistrer, le répartir
ou le classer, l’affranchir ; éventuellement le porter pour affranchissement et
postage.
– Traiter les messages électroniques, classer les documents papier.
– Relire et corriger des écrits.
– Compiler et rassembler les documents et données nécessaires aux réunions (mise
à jour des tableaux de suivis, rassemblement des données pour les tableaux de
bilans).
– Rédiger, faire valider les comptes-rendus et procès-verbaux de réunions puis les
diffuser aux destinataires.
– Mettre en forme des supports de travail sur informatique en utilisant, à cet effet, un
logiciel approprié : logiciel national Up Clauses, traitement de texte, tableur, bases
de données.
– Mettre en page des documents (rapports, bilans d’activité..).
– Mettre en forme les documents produits par la structure selon la charte graphique.
– Classer, archiver ou supprimer les documents de la structure, relatifs aux
bénéficiaires du dispositif clauses, des entreprises et donneurs d’ordre.

Auprès des bénéficiaires lors de l’orientation et du suivi :
– Constituer et mettre à jour les dossiers concernant les bénéficiaires, en recherchant
l’information si nécessaire, cela selon les échéances fixées. Saisir les données du
dossier administratif du bénéficiaire dans un ou plusieurs logiciels et effectuer les
mises à jour à chaque contact.
– Transmettre la fiche de liaison administrative du bénéficiaire auprès de l’organisme
partenaire sur lequel il est orienté.
– Saisie de l’activité des bénéficiaires sur le logiciel dédié et tableurs (mise en relation
administrative et transmission des informations aux partenaires).
– Préparer et envoyer les invitations, convocations des bénéficiaires (entretien,
réunions, manifestations..). Faire les relances téléphoniques si nécessaire.
Auprès des Donneurs d’Ordre et Prescripteurs de l’emploi :
– Constituer et mettre à jour les dossiers concernant les donneurs d’ordres et
partenaires.
– Saisie des opérations sur le logiciel dédié.
– Saisir les données, mettre à jour les tableaux de suivis d’opérations et les diffuser.
– Rassembler les informations, compiler les données pour les bilans donneurs d’ordre
et les diffuser.
– Effectuer les relances téléphoniques nécessaires auprès des Donneurs d’Ordres,
des Prescripteurs de l’emploi et des autres partenaires.

Auprès des entreprises :
– Constituer et mettre à jour les dossiers concernant les entreprises.
– Saisir des opérations notifiées aux entreprises sur le logiciel dédié.
– Réceptionner et traiter administrativement les justificatifs des entreprises
concernant les salariés.
– Mettre à jour les données dans les tableaux de suivis et les diffuser.
– Effectuer les relances téléphoniques nécessaires auprès des entreprises.

Compétences et aptitudes attendues
– maîtrise des outils de bureautiques
– usage d’internet et habitude de travail avec un système d’information
– bonne expression écrite et orale
– travail en équipe
– capacité à se conformer à des méthodes et à des processus de travail
– gestion des priorités
– rigueur
– respect des délais
– respect de la confidentialité
– sens de l’initiative
-connaissance du FSE et la maîtrise du logiciel Up