Secrétaire de Direction (H/F)
Le Pôle d’Enseignements Sainte-Colette, Saint-Joseph, Saint-Paul recherche un(e) Secrétaire de Direction pour rejoindre l’équipe du Collège Saint-Joseph.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint du Collège. Vous contribuerez à la mise en oeuvre du projet éducatif et à la dynamique collective du Pôle d’Enseignements. Vous entretiendrez de nombreuses relations avec les familles, les élèves, les enseignants, l’équipe Vie Scolaire, le Rectorat, etc.
Vos missions seront les suivantes :
1) Secrétariat de Direction
– Gérer un agenda en tenant compte des priorités, de l’importance et des urgences.
– Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences à ses Responsables hiérarchiques.
– Rédiger un document en respectant les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique.
– Organiser et planifier des réunions de Secrétaires de Direction pour harmoniser les pratiques en respectant le calendrier scolaire.
2) Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves
– Assurer la gestion administrative des élèves en respectant les procédures du Rectorat.
– Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs selon les procédures internes en interface avec le Chef d’Etablissement/Directeur Adjoint, la Vie Scolaire et les enseignants.
– Etre un interlocuteur privilégié des familles.
– Communiquer avec les élèves en s’adaptant à son interlocuteur.
– Le cas échéant, transmettre des informations à l’infirmière sur les situations spécifiques des élèves.
3) Missions en relation avec le Rectorat
– Assurer la gestion administrative des enseignants en respectant les procédures du Rectorat.
– Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l’académie en choisissant d’y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire.
– Contribuer aux tâches administratives liées aux examens en respectant les délais impartis.
– Gérer les tâches administratives liées à l’orientation des élèves.
4) Missions de prise en charge de l’accueil téléphonique et physique
– Accueillir, renseigner et orienter une personne physiquement ou par téléphone en identifiant ses besoins et en adoptant les gestes et un vocabulaire adaptés.
5) Missions en relation avec les entreprises
– Créer, développer et entretenir des liens avec les entreprises et les sensibiliser au projet d’établissement et aux projets des élèves (stages).
6) Missions de communication
– Contribuer à l’interaction entre les acteurs de la vie de l’établissement en identifiant son rôle, en faisant preuve de distanciation et de discrétion professionnelles et en utilisant les moyens de communication adaptés.
– Le cas échéant concevoir des supports de communication interne ou externe, imprimés ou numériques, à partir d’une description de l’attendu.
7) Missions de gestion du temps (organisation de son travail) / Suivi administratif
– Informer oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d’une tâche confiée.
– Organiser son activité en l’ajustant en permanence aux situations rencontrées (accueil simultané téléphonique et physique, tâches prioritaires…).
Outils utilisés : Office 365 ; logiciel Charlemagne ; Ecole Directe ; plateformes externes multiples. Une formation à l’utilisation du logiciel Charlemagne pourra être prévue dès la prise de poste.
Vous justifiez d’une expérience confirmée d’une durée minimum de 3 ans en secrétariat de Direction. Une expérience dans un établissement scolaire constituerait un réel atout.
Modalités du poste :
– CDI à temps plein (4,5 jours travaillés par semaine),
– Poste basé à Besançon au sein du Collège Saint-Joseph,
– Restauration sur place à tarifs avantageux,
– Complémentaire santé de groupe,
– Rémunération basée sur la Convention Collective et ajustée en fonction du profil et de l’expérience.