Assistant ADV et comptable (H/F)
Dans le cadre de son accroissement d’activité, la SAS PONGE Matériel Agricole, recherche au sein de son service administratif, un(e) assistant(e) ADV (administration des ventes) et comptable.
Missions principales :
Accueil et Administration des ventes
– Gérer les relations quotidiennes avec les visiteurs (clients, fournisseurs, transporteurs.) : accueil physique et téléphonique, e-mails.
En vue de la fabrication de chaque véhicule :
– Contrôler et valider les commandes passées dans l’ERP afin de garantir leur conformité
– Créer le numéro de registre / Alimenter l’ERP avec les informations du véhicule / Imprimer les fiches de production / Graver les plaques constructeurs
En vue de la livraison :
– Créer chaque dossier client contenant les : Bons de livraison (BL) / Manuels d’entretien et adjoindre les Certificats de conformité Européens (COC) et Barrés rouges (BR)
Lors de la livraison :
– Remettre le BL au transporteur
– Contacter le client pour l’informer de sa date de livraison
Une fois le véhicule livré, procéder à l’enregistrement et au classement des accusés de réception des manuels d’entretien ou procéder aux éventuelles relances
NON CONFORMITES
– Réaliser le suivi administratif des Non-Conformités : alimenter le tableau de suivi, tracer les relances, mettre à jour les registres du véhicule et les solder.
Appui Financier et Comptabilité « Client »
– Procéder à la facturation « client » puis suivre les échéances et les impayés (relances ou les litiges éventuels)
– Procéder à la lecture et analyse comptable des bilans et/ou comptes de résultats des clients et/ou prospects
– Assurer un appui administratif sur des tâches relatives à la comptabilité : réception des acomptes et règlements, analyse de fin de période comptable des dus clients et délais d’échéance
– Assurer un appui pour la mise en œuvre de la facture X
Missions secondaires :
Administratif
– Assurer le classement quotidien des documents administratifs et financiers (COC, BR, Bilans, Fiche de production et Feuilles de lancement, Accusés de réception des manuels d’entretiens .)
– Effectuer l’archivage et la préparation à l’archivage des classeurs : clients, fournisseurs, banques, paies, TVA. et ce pour les différentes sociétés
– Réaliser l’archivage de fin d’année : sur tout type de documents administratifs et comptables
Commercial – Marketing
– Apporter son aide à l’organisation des événements de l’entreprise internes et externes (foires et salons) : appuis à la préparation des goodies, du matériel nécessaire pour les déplacements (tables et chaises, bâches, drapeaux, bannettes, emballage de matériel.) ; rangement et nettoyage du matériel utilisé une fois les événements terminés
– Expérience souhaitée sur des tâches administratives et comptables
– Connaissance ou maitrise d’un ERP
– Maitrise des outils informatiques et bureautiques
– Connaissance de la comptabilité
– Avoir l’esprit d’équipe et un bon sens du relationnel (service client / maîtrise de soi / capacité d’écoute)
– Démontrer une autonomie au quotidien
– Faire preuve de rigueur et de précision
– Organiser son travail selon les priorités et les objectifs