Assistant administratif – alternance (H/F)

L’Assistant(e) administratif(ve) sera en charge des missions suivantes :

– Relais Administratif et RH au niveau régional :

– Assiste le/ la Directeur(trice) région dans ses tâches quotidiennes ;
– Gère les visites médicales pour les collaborateurs en Bourgogne-Rhône-Alpes ;
– Prépare et gère les déplacements des salariés en France et à l’étranger ;
– Collecte des données nécessaires à la préparation des paies (timesheet, notes de frais, suivi des absences…) ;
– Établit les documents administratifs et autres (CV sous format GISMIC, comptes-rendus de réunion…) ;
– Gère le planning web des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes (tous collaborateurs confondus) ;
– Collecte et vérifie les documents nécessaires à la facturation client ;
– Élabore mensuellement un récapitulatif de facturation ;
– Réalise l’ouverture et le suivi des affaires Bourgogne-Rhône-Alpes ;
– Répond aux besoins administratifs du siège ;
– Suit les commandes : devis, bons de livraison, paiements, etc. ;
– Gère les accès site des salariés intervenants sur la région Bourgogne-Rhône-Alpes ;
– Gère le stock des fournitures de bureau et commandes matériel ;
– Gère l’accueil téléphonique (client, fournisseurs, salariés, siège….).

– Relais Qualité :

– Suit la documentation applicable et la matériel technique (stock);
– Collecte les rapports rédigés au fil de l’eau ;
– Assure une surveillance à 100% des rapports émis ;
– Établit une liste des fournisseurs pour faire le traitement par le/ la Directeur(trice) ;
– Fait respecter le délai de diffusion des rapports < 7 jours ;
– Respecte selon trame habituelle les éléments permettant l’ouverture des affaires coté AT et INSPECTION/ CND ;
– Suit les habilitations et procédures spécifiques (TOTALENERGIES/ FRAMATOME.) ;
– Récupère des attestations de formation (échafaudages, extincteur….) et transmet au RRH ;
– Assure la communication entre les responsables RH et Qualité, ainsi que l’Animateur qualité.

Profil recherché :

– Diplôme niveau Bac+2 si possible ;
– Expérience souhaitée dans le domaine administratif ;
– Excellente expression orale et écrite en français ;
– Capacité relationnelle d’intégration et de travail en équipe ;
– Savoir rester discret et respecter les principes de confidentialité et d’impartialité en interne comme en externe ;
– Être très organisé ;
– Capacité à gérer son stress.

Informations complémentaires concernant le poste :

– Contrat : alternance