Assistant secrétaire de mairie H/F
En lien direct avec le Maire, vous assistez la secrétaire générale de mairie principalement en matière d’Etat Civil, de recensement citoyen, de gestion des listes électorales et d’urbanisme.
Missions / conditions d’exercice
MISSIONS :
1) ETAT CIVIL :
– Enregistrer et rédiger les actes d’Etat Civil (naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès)
-Tenir les registres d’Etat Civil : apposer les mentions marginales; préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, tables annuelles, tables décennales)
-Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil
-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, PACS, cérémonie de parrainage civil
2) SERVICES A LA POPULATION
– Recensement citoyen, délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires
-Gérer les demandes d’inscriptions / radiations de la liste électorale
– Accueil physique et téléphonique
– Répondre aux diverses demandes des usagers
3) SECRETARIAT
– Veiller à la préparation et à l’organisation des scrutins électoraux matériellement et administrativement
– Préparer les réunions de la commission de contrôle des listes électorales
– Organiser et préparer la commission communale des impôts directs
– Gérer les dossiers d’urbanisme en lien avec l’agence départementale
– Répondre aux divers courriers
4) POLYVALENCE : participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
CONTRAINTES PARTICULIERES
Présence aux scrutins électoraux
RELATIONS DU POSTE
-Internes : Maire, équipe municipale, agents
-Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
EXPERIENCES / DIPLOMES :
Expérience significative en secrétariat de mairie
Expérience dans le domaine administratif de la FPT
Niveau BAC minimum
COMPETENCES :
Information générale à l’Etat Civil
Règles communes à la rédaction d’actes d’Etat Civil
Bonne capacité rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, outlook)
Maîtrise des logiciels métiers MAGNUS
SAVOIR-ETRE :
– Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
– Sens du contact et de la communication
– Sens du service public
– Méthode et rigueur
– Autonomie, initiative et rendre compte
– Discrétion
– Disponibilité