ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F) H/F

Dans le cadre de notre activité de recrutement, nous sommes à la recherche d’un ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) pour un entreprise spécialisée dans le BTP.

Vos missions seront:
– Gestion de la planification
– Élaboration et mise à jour du planning des techniciens (4 équipes).
– Publication et actualisation du planning sur WEAVY.
– Organisation et suivi des campagnes locales et nationales (ORVITIS, LA POSTE, AUTUN…).
– Élaboration du planning chiffré.
– Prise de rendez-vous clients en appui de Lulia si nécessaire.

Gestion documentaire & conformité
– Élaboration des plans de prévention (PDP) et analyses de risques.
– Création, dépôt et mise à jour des documents réglementaires dans WEAVY.
– Génération et envoi des rapports d’intervention.
– Mise à jour des MAPS.
– Rédaction et gestion des contrats d’entretien.

Suivi administratif des interventions
– Saisie des devis suite aux interventions de maintenance.
– Ouverture des commandes après acceptation des devis et mise à jour du tableau de suivi.
– Réalisation des estimations.
– Préparation des pochettes hebdomadaires pour les équipes.
– Pointage des techniciens et intérimaires (WEAVY + Excel).

Facturation & tableaux de bord
– Envoi des factures aux clients.
– Gestion de la facturation et mise à jour du suivi des factures.
– Mise à jour des tableaux de bord (suivi CE, devis, CE89).

Gestion des locations d’engins
– Gestion des besoins en location d’engins.
– Vérification des factures de location via DIVALTO.

Relation clients & communication
– Envoi des rapports d’intervention et documents associés.
– Traitement d’un volume modéré de mails et d’appels téléphoniques.

BAC à BAC+2 en Assistanat Administratif- Expérience souhaitée sur un poste similaire d’1 an
La connaissance des outils – WEAVY : planning, documents, pointages -Excel : tableaux de bord, suivis, pointages-IVALTO : vérification des factures de location-MAPS : mise à jour des données terrain serait un plus