Assistant(e) du Secrétariat Général/ Secrétaire Général Adjoint (H/F)

Vos activités principales :

Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint :
– Gestion de l’agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées.
– Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs.
– Suivi du courrier réservé.
– Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral.
– Constitution et suivi de dossiers.
– Transmission des commandes aux différents services.
– Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral.
– Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l’État.
– Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire).
– Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d’invitation, statistiques relatives aux réceptions.)
– Appui logistique des membres du corps préfectoral.
– Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral.
– Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d’absence des collègues secrétaires du Préfet et du Directeur de Cabinet.