Assistant particulier du Secrétaire Général (H/F)

Les activités principales sont les suivantes :
– Tenue de l’agenda en liaison avec le secrétaire général et l’équipe de direction ;
– Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions ;
– Traitement de divers documents : recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.) ;
– Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents ;
– Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée
– Communication interne et externe : relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l’éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l’État ;
– Gestion des demandes d’audience : syndicats, parents d’élèves, personnel enseignant ;
– Organisation des entretiens des professeurs des écoles : situation administrative ou professionnelle ;
– Réservation et préparation des salles de réunion ;
– Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré : mise à jour de l’application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires ;
– Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.

Descriptif du profil recherché

Connaissances, savoirs :
– Fonctionnement des administrations publiques
– Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs
– Techniques de documentation et de communication.

Savoir-faire :
– Expérience sur poste comparable souhaitée.
– Facultés d’anticipation et d’adaptation, travail dans l’urgence et gestion des aléas
– Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active)
– Faire preuve d’analyse et de structuration du travail
– Sens des initiatives et des responsabilités
– Sens de la communication
– Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.)
– Capacités rédactionnelles et de mise en forme.

Savoir-être :
– Bonne présentation
– Avoir le sens de l’intérêt général et du service public
– Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet)
– Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur
– Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d’assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.

Compétences :
– Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation
– Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations
– Bonne capacité d’initiative et d’autonomie
– Solides compétences en matière de rédaction
– Capacité à communiquer et à travailler en équipe
– Loyauté, discrétion et confidentialité.