Secrétaire CME (H/F)

Contenu du poste

Mission générale (principale) :

Assurer le secrétariat de la Présidence de la Commission Médicale d’Établissement, coordonner les secrétariats médico-administratifs placés sous son périmètre fonctionnel et assurer la coordination administrative du projet national PSYCORE.

Le poste contribue à la qualité du fonctionnement institutionnel de la gouvernance médicale, au pilotage des projets médicaux et à la continuité des activités administratives médicales.

Activités principales :

Secrétariat de la Présidence de la CME
Assurer l’ensemble des missions de secrétariat de la Présidence de la CME.

Activités
– gestion de l’agenda du Président de la CME ;
– organisation des réunions de la CME ;
– organisation des sous-commissions (CLIN, COMEDIMS, CLUD, etc.) ;
– préparation des convocations ;
– rédaction des procès-verbaux ;
– diffusion des décisions ;
– suivi des plans d’actions ;
– suivi documentaire ;
– classement des archives de la CME ;
– veille réglementaire relative aux affaires médicales ;
– préparation des dossiers destinés aux instances.

Coordination des secrétaires médico-administratives
Sous l’autorité du Président de la CME et en lien avec les Affaires médicales, assurer une coordination fonctionnelle des secrétaires médico-administratives.

Activités
– harmoniser les pratiques de secrétariat médical ;
– accompagner les évolutions organisationnelles ;
– coordonner les procédures administratives communes ;
– participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures ;
– animer des réunions de coordination ;
– assurer la diffusion des informations institutionnelles ;
– identifier les besoins d’amélioration ;
– participer aux projets de modernisation des secrétariats médicaux ;
– contribuer au développement des outils numériques.

Appui aux services médicaux
En fonction des besoins institutionnels :
– soutien administratif aux projets médicaux ;
– coordination avec le DIM ;
– participation aux démarches qualité ;
– suivi des indicateurs.

Coordination du projet PSYCORE
Assurer la coordination administrative et organisationnelle du projet national PSYCORE.

Activités
– être l’interlocuteur administratif de la coordination nationale ;
– organiser les réunions du projet ;
– préparer les ordres du jour ;
– rédiger les comptes rendus ;
– assurer le suivi du calendrier ;
– coordonner les acteurs internes ;
– assurer le lien entre :
o Président de la CME ;
o Direction ;
o DIM ;
o TEC ;
o équipes médicales ;
o cadres.
– suivre les actions décidées ;
– préparer les bilans d’avancement ;
– produire les tableaux de bord ;
– assurer la gestion documentaire du projet.

Cette mission correspond aux attentes formulées par la coordination nationale PSYCORE pour le chef de projet local à hauteur de 0,2 ETP.
Appui administratif à la Pharmacie
En lien avec le Pharmacien gérant.

Activités
– coordination avec les secrétariats médicaux ;
– Suivi des patients sortants ;
– Participation au suivi administratif des bilans comparatifs médicamenteux ;
– Gestion documentaire qualité ;
– Participation aux réunions pharmacie ;
– Suivi administratif de l’ETP ;
– Participation au suivi des indicateurs qualité ;
– Mise à jour des dossiers administratifs nécessaires au fonctionnement du service.