Secrétaire médical / Secrétaire médicale
Mission générale du poste :
Planifie les activités (agenda des consultations, admission, et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations)
Activités générales
-Informer les familles et les personnes accompagnées du fonctionnement du DAMS, du déroulement des rendez-vous, des modalités d’accompagnement.
Organiser et planifier la prise de rendez-vous pour les visites médicales d’admission, visites médicales annuelles dans les agendas spécifiques.
-Conseiller la personne et ou sa famille lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires, …)
-Créer le dossier médical et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation sur le dossier informatisé afin d’en assurer l’actualisation et le suivi par la scannérisation des documents, des bilans et compte rendus médicaux, …
Préparer et suivre les dossiers dans leur dimension administrative, constitution de dossier MDPH en collaboration avec les secrétaires médico-pédagogiques du DAMS, les médecins et l’équipe soignante, les chefs de service.
Rédiger les courriers destinés aux familles.
-Saisir et mettre en forme les documents relatifs au pôle santé (procédure, compte rendu de réunion, compte rendu médicaux)
-Réaliser la saisie des actes médicaux sur le logiciel correspondant à l’activité.
– Archiver les dossiers et autres documents administratifs en en assurant le référencement et la traçabilité.
Participer au recueil et suivi des données liées au pôle santé transmises aux autorités (ARSQ/ANAP/DG, …)
Démarche Qualité
Mettre en œuvre les outils et procédures validés par l’établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l’exercice de la mission.
Peut être amené(e) à participer aux travaux d’amélioration continue de la qualité du service.
Activités spécifiques
-Procéder à l’affranchissement, au tri du courrier.
-Organiser et suivre la gestion d’une documentation, d’une veille documentaire (tableau de suivi, procédures, …)
Diffuser les informations aux différents professionnels (affichage, mails )
Réaliser des courriers ou des recherches ponctuelles à la demande des soignants et des responsables.
Créer les outils nécessaires à la communication opérationnelle au sein du pôle. – Assurer la remontée de l’activité.